Przeprowadzono długoterminową ewaluację wdrożenia platformy Decidim w Śląskim Instytucie Edukacji Politycznej (SIPE). Spotkanie miało na celu ocenę wykorzystania platformy po zakończeniu etapu pilotażowego, analizę doświadczeń użytkowników oraz wypracowanie rekomendacji dotyczących dalszego rozwoju cyfrowych procesów demokratycznych w organizacji. Ewaluacja objęła analizę wykonanych zadań, ocenę funkcjonalności platformy, identyfikację napotkanych trudności oraz zaplanowanie dalszych działań rozwojowych, zgodnie z założeniami projektu.
Wnioski z pilotażu przedstawili Wiktor Oleś – Dyrektor SIPE oraz Julia Urbańska – Koordynatorka Contentu, odpowiedzialni za wdrożenie platformy w działalności organizacji. Uczestnicy wskazali, że największym wyzwaniem okazało się zapewnienie szybkiego dostępu do najczęściej wykorzystywanych procesów i komponentów. W odpowiedzi opracowano rozwiązanie polegające na stosowaniu bezpośrednich odnośników do konkretnych procesów oraz systemu oznaczeń (#), ułatwiającego nawigację pomiędzy projektami i grupami roboczymi.
W ramach ewaluacji podjęto również decyzję o rozbudowie struktury platformy o nowe podgrupy robocze, lepiej odpowiadające sposobowi działania SIPE. Zwrócono uwagę, że organizacja młodzieżowa funkcjonuje w sposób znacznie mniej sformalizowany niż młodzieżowe rady miast, dlatego Decidim wykorzystywany jest przede wszystkim do szybkich głosowań, pracy zespołów projektowych oraz organizacji dyskusji tematycznych.
Jednocześnie uczestnicy zauważyli naturalną konkurencję pomiędzy platformą Decidim a wykorzystywanymi na co dzień komunikatorami i mediami społecznościowymi. W związku z tym przyjęto plan stopniowego zwiększania wykorzystania platformy, zakładający sukcesywne przenoszenie kolejnych procesów organizacyjnych do Decidim wraz z utrwalaniem nawyków użytkowników oraz rozwojem kompetencji cyfrowych członków SIPE.
Spotkanie zakończyło się przyjęciem rekomendacji dotyczących dalszego rozwoju platformy jako głównego narzędzia wspierającego współpracę, konsultacje, procesy decyzyjne i zarządzanie pracą grup roboczych w SIPE.
Projekt „Demokr@cja: Cyfryzacja procesów demokratycznych dla młodzieżowych organizacji” jest współfinansowany przez Unię Europejską.